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La plataforma iKnos de Foot Analytics es una solución Saas basada en la nube, con la que es posible gestionar y optimizar el uso de los espacios en un edificio de oficinas.
Este desarrollo se aprovecha en primera instancia para un mejor aprovechamiento de los espacios de trabajo, salas de reuniones, etc. Sin embargo, en la práctica uno de los espacios corporativos más críticos en cuanto a saturación de personal en horas punta son los comedores.
Problemas frecuentes en la gestión del espacio de los comedores
Estos espacios suelen tener una capacidad práctica de acoger hasta el 15% o incluso el 20% del total de personas que pueden trabajar un día corriente en el edificio. En un flujo normal de tránsito, este aforo no supone ningún problema de control, pero en los momentos críticos (como la hora de la comida), se saturan con facilidad.
Los responsables de la gestión de este espacio tienen dos principales retos:
1 – Predecir la demanda
Hoy en día las ocupaciones en la oficina son mucho más variables, menos predecibles. Puede haber una distinta afluencia de gente según el día de la semana o del mes, puede afectar la meteorología o hasta las necesidades específicas que tenga cada empleado en cada jornada de trabajo.
Es una variabilidad que dificulta la previsión de demanda de menús. Ante esta situación, ¿qué estrategia acoge la mayoría de operadores? Normalmente se intenta cubrir toda la demanda potencial, para asegurarse que no faltará oferta de menús y que todo el mundo tendrá a su disposición diferentes opciones para comer y, sobre todo, suficiente cantidad para todo el mundo.
El mayor problema que representa esta estrategia es que, la mayoría de los días, se genera cocina sobrante que no se va a consumir por los empleados. Esto tiene muchas consecuencias, desde desperdicio de alimentos hasta un mayor gasto económico y de recursos, que se podrían evitar si se dispusiera de una predicción fiable de la demanda de menús diarios.
2 – Evitar congestiones en hora punta
El segundo gran reto en la gestión de espacios como un comedor en un edificio de oficinas es evitar las congestiones que siempre se suelen producir en hora punta, es decir, en el horario de comidas o la hora de menú.
El modelo establecido de turnos de comedor para distribuir el tráfico a menudo no resulta efectivo y supone un condicionamiento para el empleado, que no quiere estar sujeto a una hora concreta.
Soluciones iKnos para una gestión eficiente de los comedores de oficinas
La plataforma iKnos de Foot Analytics, entre sus muchas funciones, también permite trazar estrategias optimizadas frente a estos dos grandes problemas en la gestión de espacios como los comedores corporativos.
iKnos ayuda a entender el comportamiento de los empleados, analizar patrones pasados y relacionarlos con el dato observado a tiempo real, para predecir el corto plazo con alta fiabilidad.
En concreto, en la gestión de los comedores de oficina, hay dos principales funciones que son de gran utilidad y que, entre otras cosas, permiten abordar los retos descritos para los gestores de estos espacios:
1 – Predicción de la demanda
La plataforma de Foot Analytics permite monitorizar en tiempo real datos de gran utilidad para una mejor predicción de la demanda de menús de comedor. Para ello analiza la ocupación de la oficina las primeras horas de la mañana, segmenta perfiles y los conecta con patrones pasados y factores externos (desde el clima hasta la oferta de menús, entre muchos otros).
A una hora bastante temprana (por ejemplo, a las 10:00 am) la plataforma ofrece a los gestores de espacios una predicción de demanda fiable, que permitirá optimizar la producción minimizando el sobrante y gestionando mejor tanto el trabajo de los responsables de elaborar o solicitar esa comida hasta el propio espacio del comedor.
2 – Ocupación del comedor
La saturación es otro gran reto que se afronta en lo relativo a la gestión de comedores de oficina e iKnos tiene herramientas apropiadas para una gestión efectiva. La plataforma permite medir tanto la ocupación a tiempo real en el comedor, como la predicción minutal los siguientes 60 minutos.
Este dato cobra especial relevancia, ya que permite informar directamente a todos los empleados (a través de la intranet, en el canal de pantallas del edificio, en la app corporativa, etc.) de la ocupación que hay en ese momento en el comedor.
Es más, también se puede ofrecer información sobre el tiempo de espera actual y la evolución que se prevé en los siguientes 60 minutos.
Gracias a este modelo de información, el empleado tiene la libertad de decidir cuál es el mejor momento para ir al comedor, lo que ayuda a reducir la saturación del espacio, a regular el aforo y evita las típicas congestiones a la hora de la comida.
Gestiona tus espacios con conocimiento con iKnos
Este es uno de los muchos ejemplos prácticos que la plataforma de Foot Analytics permite abordar mediante su combinación de analítica, medición y herramientas de gestión. Por descontado, hay muchas más funciones prácticas que permiten la gestión de espacio completa de cualquier tipo de oficinas.
Hoy en día iKnos está utilizado por empresas con más de 500 empleados con resultados satisfactorios en cualquiera de los ámbitos en los que se aproveche.
Gracias a ella es posible gestionar todos los espacios, con un conocimiento detallado de cada uno de ellos, para así sacarles el máximo partido:
- Comparativa de espacios: iKnos permite identificar los espacios más o menos demandados, picos y media de ocupación, así como ratios de uso.
- Patrones de uso: analiza, mide y gestiona la asistencia durante toda la semana, con patrones diarios e informes de tiempo de uso tanto de espacios concretos como de todo el edificio.
- Identificación del comportamiento de los ocupantes: qué recorridos realizan de forma más frecuente, gestión de espacios adicionales a las oficinas, como el comedor o, por descontado, las salas de reuniones.
- Análisis de la experiencia de los ocupantes: mediante el control de la densidad de aforo (m2 por persona), la asistencia media a la oficina o qué espacios son los favoritos y, por tanto, los más usados.
